¿Cómo Tener Una Conversación Difícil En El Trabajo?

Teclados de computadora haciendo clic, máquinas de café gritando, colegas conversando en el pasillo y tú está frente a la puerta de tu supervisor/a. Es grande, marrón y de madera. No puedes evitar imaginarlo/a adentro trabajando sin idea de que estás esperando afuera con el puño levantado, con ganas de llamar a la puerta. Algo te ha estado molestando y sientes la necesidad de hablar con tu supervisor/a al respecto.

De vez en cuando, tendrás que participar en conversaciones difíciles. Podrían ser sobre pedir más orientación sobre una tarea, querer mudarte a un espacio de trabajo más tranquilo, necesitar un/a mentor/a o pedir adaptaciones adicionales. Puede que estas conversaciones no sean fáciles, pero son inevitables.

Hablemos sobre la conversación.

Al igual que en una competencia atlética o en una prueba, es importante hacer un “calentamiento” o preparación. Si entrenas de antemano, tendrás más posibilidades de anotar el gol de la victoria o sacar la mejor nota. Entonces, ¿Cómo se prepara una conversación importante? Sigue esta rutina y saldrás de la oficina de tu supervisor/a sintiéndose realizado/a.

Para explicar mejor el proceso, primero creamos un escenario hipotético. Imagínate esto: Tu supervisor/a le ha encomendado una tarea de la que estar a cargo. No te explicaron tan claramente como esperabas. No sabes cuál es el propósito principal de la tarea o cuándo quieren que la realices. Esperas obtener pautas claras y un cronograma para la tarea de tu supervisor/a.

I) Planificar: Entrar en una conversación difícil sin un plan no es una buena idea. Planificar es lo primero que tienes que hacer por una buena razón. A menudo, si tratamos de encontrar palabras en el momento, nuestras emociones se apoderan de nosotros. Planificar no significa que necesites un guión, simplemente significa que necesitas tener algunos puntos principales que desea asegurarte de mencionar. Considera: ¿Qué es lo más importante para ti? ¿Cuál es tu propósito para la conversación?

Con tu tarea en mente, tus objetivos al ingresar a la oficina de tu supervisor/a son I) averiguar qué es lo que él/ella quieren que produzcas y II) cuándo él/ella lo quiere. Saca un trozo de papel y anótalo para recordarlo.

Tienes tiempo antes del almuerzo. Entonces adelante. Así que ahora tienes el objetivo de la conversación y cuándo tendrá lugar.

II) Preparar (tu mente): Anticipar una conversación difícil puede arreglar una mentalidad negativa. Es fácil sentirse asustado/a y preocupado/a. Cuando te siente así, es probable que también te sientas menos seguro/a al entrar en la oficina de tu supervisor/a.

Como probablemente hayas escuchado antes, la confianza es importante. Preparar tu mente aumentará tu confianza. En lugar de pensar en lo difícil que será la conversación, piensa en todo lo bueno que puede derivarse de ella. La cantidad de tiempo que pasará sufriendo será tan pequeña en comparación con la cantidad de tiempo en el futuro que será mejor debido a la conversación.

Algunas formas de preparar tu mente pueden incluir apartar unos minutos para respirar, meditar o pensar en algo que te haga feliz. Piensa en lo que te hace sonreír y en lo bueno que saldrá de esta conversación.

Después de planificar la conversación, es hora de desestresarse. ¿Tienes una pelota antiestrés o un elemento que te ayude a relajarte cuando se sienta ansioso? Juega con él durante unos minutos para ayudarte a sacudir toda tu energía nerviosa. También puedes ver un video favorito de YouTube o escuchar música relajante. (Asegúrate de que tu descanso sea breve, ¡entre 5 y 10 minutos!). Ojalá estés sonriendo ahora.

III) Perspectiva: Cada uno de nosotros ve el mundo de manera diferente. Tiene tus propias opiniones y tu supervisor/a tiene las suyas. Antes de hablar con él/ella, anticipa la forma en la que verá el problema. Si solicitas adaptaciones adicionales, tu jefe/a estará pensando en el tiempo, las dificultades, el presupuesto y la productividad de los empleados. Piensa en las cosas que considerarías si tú fueras el/la supervisor/a.

En este caso, tu supervisor/a cree que ya te explicó las partes importantes de la tarea. Todavía él/ella no sabe que necesitas más detalles para tener éxito. Tu supervisor/a no quiso ocultarte el objetivo de la tarea o la fecha límite, o tal vez pensó que estaba implícito.

IV) Ritmo: A veces es tan fácil hablar muy aceleradamente durante una conversación sin querer bajar la velocidad porque tu corazón late muy rápido y sólo quieres escupir las palabras, pero la otra persona ni siquiera puede entender lo que estás tratando de decir.

Baja la velocidad. Cuando intentas transmitir un argumento, es importante parecer pensativo/a y reflexivo/a. Si hablas demasiado rápido, tus palabras sonarán confusas. Lo más probable es que tengas que volver atrás y repetirlas. Hablar despacio le mostrará a tu supervisor/a que has pensado en lo que estás tratando de decirle. Demuestra que tienes confianza. ¡Debes tener confianza!

Junto con esto, prepárate para sentirte cómodo/a con el silencio. El tiempo es importante y, a veces, el silencio es un dolor necesario. Anticipa un poco de silencio mientras tu supervisor/a piensa en cómo responder. ¡Realmente está bien!

Estás relajado/a, tienes una tarjeta de notas, has pensado en la perspectiva de tu supervisor, ahora vamos más despacio. Reduce la velocidad de tu cerebro, reduce la velocidad de tus palabras. Di lo que quieras decir en voz alta, practicando una velocidad tranquila y natural. Por ejemplo: “Por_favor_me_gustaría__tener__ alguna__clarificación__“. Asegúrate de hablar a un ritmo natural, ni demasiado lento ni demasiado rápido.

V) Pronunciación: La pronunciación es diferente al ritmo. Con la pronunciación, la idea es ser clara y concisa. A todos nos encanta agregar “palabras de relleno” en los lugares que creemos necesarios. Por ejemplo, en los ensayos para cumplir con el requisito de extensión, antes de tener que dar malas noticias o cuando no sabemos qué decir.

La palabras de relleno no son beneficiosas cuando tienes una conversación importante con tu supervisor/a. El mejor enfoque es hablar de manera directa y cortés. Esto le permitirá a tu supervisor/a saber que hablar en serio y estás bien enfocado/a. ¿Qué es innecesario decir? ¿Cuál es tu argumento y los hechos pertinentes? ¿Cómo irás directo al grano?

Está a punto de ir a ver a tu supervisor/a. Mira tu tarjeta de notas. Estos son los argumentos de los que quieres hablar. No dejes que tu mente se desvíe de tus argumentos principales. Apóyate en lo que dice tu tarjeta.

VI) Lugar: El lugar de la conversación es algo a considerar. A menudo, lo más probable es que los supervisores estén en su escritorio o en su oficina. Encuentra un lugar que te ayude a concentrarte en la conversación pensando en lugares convenientes dentro o alrededor de donde trabajas. Tal vez te sientas cómodo/a en la oficina de tu supervisor/a o en el pasillo. Piensa en cómo crear comodidad antes de la conversación. ¿Dónde puedes concentrarte?

Mira a tu alrededor. ¿Ves luces fuertes y escuchas muchos ruidos? Aquí no es donde desea mantener la conversación. ¿Recuerdas ese espacio común junto a la cafetería? Es más tranquilo antes de la hora punta del almuerzo y tiene un ambiente cálido. Sugiérele ese lugar a tu supervisor/a.

VII) Prontitud: Dicen que la primera oración de un libro, llamada “gancho”, es lo que hace que una persona quiera leer la historia. Verdadero. Necesitas un gancho. Un gancho no es una pista elegante y elocuente, pero es más una forma de llamar la atención de tu supervisor/a. Al igual que evitar la palabras de relleno, su gancho debe ser directo. Una pista podría decir: “Me gustaría hablar contigo sobre la reunión de ayer” o “¿Te importaría si discutimos algunas preguntas que tengo sobre la tarea reciente?” Al indicar la razón general para acercarse a tu supervisor/a, él/ella sabrá qué esperar y podrá decidir si es un buen momento. Puede que haga buen tiempo, ¡pero no es necesario que se lo digas antes de decirles lo que realmente quieres decir!

También puedes nombrar una hora y un lugar para la conversación. Esto le da a tu supervisor/a la oportunidad de considerar su horario. Sé directo/a y respetuoso/a. ¿Cómo puedes ser cortés? ¿Cómo puede resumir lo que quiere hablar en unas pocas palabras?

Tienes preguntas sobre la tarea. Esto es lo que debe saber tu supervisor/a. Entonces, ¡dilo! Debes comenzar diciendo: “Hola. Sr/a. XYZ, me gustaría hablar con usted sobre algunas preguntas que tengo sobre la tarea que me asignó“. Si tú lo deseas, escríbelo en la tarjeta de notas, puede resultar más fácil de esta forma.

VIII) Producir (una resolución): Dependiendo del escenario, puede haber algún conflicto. Antes de ir a la oficina, recuerda las formas de resolver los conflictos: negociar. Algunos temas pueden hacerte sentir como si estuvieras jugando un juego de tira y afloja. Esto no es una guerra, pide a una tregua.

Al negociar, asegúrate de articular claramente tu perspectiva y necesidades. Sé persistente en lo que vienes a buscar, pero piensa en cómo llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio. ¿Cómo pueden ambos ser felices? ¿Cómo pueden marcharse sabiendo que ambos sienten que han tenido éxito?

En este escenario, no es probable que surja un conflicto. Sin embargo, si llega a pasar, tal vez se trate de la fecha límite. Si tu supervisor/a nombra una fecha que parece irrazonable, piensa en una fecha intermedia. Propone otra fecha que crea que satisfará a tu supervisor/a y te mantendrá productivo/a.

Las conversaciones pueden ser difíciles, pero eso no significa que tengan que serlo. Solo necesitas hacer un pequeño calentamiento. Sigue esta lista y saldrás sintiéndote realizado/a.

Ahora estás frente a la puerta. Los teclados de la computadora haciendo clic, la máquina de café gritando, los colegas conversando en el pasillo ya no suenan en tus oídos porque ya estás listo/a. Adelante, llama a la puerta. Mantén la cabeza erguida porque puedes hacerlo.

Fuente: Selman. J. (2016). The 8 Ps: How to Have a Difficult Conversation. The Hire Autism Blog. Recuperado de (https://hireautism.org/blog/2016/06/28/the-8-ps-how-to-have-a-difficult-conversation/). Traducido Por Maximiliano Bravo.

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